¿Cómo prepararme para una auditoría ISO 9001?

El proceso de auditoría es una de las herramientas para medir la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), esto quiere decir que lo que se audita son procesos y no personas. A continuación, te compartimos algunos consejos principales para recibir con éxito una auditoría en ISO 9001.
A continuación, te compartimos algunos tips para recibir con éxito la auditoría en ISO 9001:
1. Ser informado
Una de las etapas del proceso de auditoría, es que debe ser comunicada con tiempo de anticipación. Por lo que debes asegurarte de conocer la fecha en que se llevará a cabo; y en el mejor de los casos, tener el plan de auditoría.
2. Contar con los recursos necesarios
Uno de los métodos de auditoría que tomó mucho auge durante la pandemia, es la realización de las auditorías remotas, donde el uso de TI es fundamental. El no tenerla o que sea deficiente, podría implicar el no poder mostrar la evidencia suficiente que dé cumplimiento al requisito auditado.
Asegúrate de tener los recursos necesarios para una auditoría, ya sea presencial o remota.
3. Mantener orden y limpieza
Uno de los comportamientos de los auditores, es ser observadores de las áreas de trabajo durante la auditoría y en ocasiones, las respuestas a las preguntas del auditor no son congruentes. Por ejemplo, si está cuestionando sobre las condiciones de trabajo de un área de producción, donde las herramientas usadas deben permanecer en áreas asignadas o que antes de iniciar producción debe estar despejado y se observa todo lo contrario, podría caer en una no conformidad.
4. Mantener siempre la calma
Es normal sentir nerviosismo al ser entrevistado por el auditor, por lo que recomiendo que rompas el hielo al inicio del ejercicio. Una buena opción, puede ser una plática no relacionada con la auditoría para poder entrar en materia y que cuando no entiendas la pregunta, pidas al auditor que la explique de tal manera que puedas responder a la pregunta de auditoría.
Recuerda que el experto del proceso eres tú y no el auditor, él sólo cuestiona de acuerdo a lo declarado en tu proceso.
5. Consulta
En algunas ocasiones, el auditor podrá hacer preguntas de la redacción del requisito de la norma, que a veces el auditado tendrá complicaciones para poder interpretar. No te preocupes, puedes solicitar al responsable del SGC o a tu jefe inmediato que te ayude a entender qué es lo que quiere decir el auditor.

6. Ten paciencia
El auditor empleará todo el tiempo asignado para la realización de la auditoría y por lo tanto, debemos estar dispuestos a presentar cada uno de los documentos y registros del sistema de gestión de calidad que solicite. Es necesario ser paciente y esperar al informe final para sacar las conclusiones del ejercicio de auditoría, es posible que el auditor ponga objeciones continuas a todos y cada uno de los procedimientos o registros que revise, pero en el informe final, puede que sólo aparezcan algunos hallazgos.
7. Tener siempre un documento como respuesta
A todas las cuestiones planteadas por el auditor, el auditado debe responder con documentos y registros. Un archivo adecuado que facilite la identificación y localización de los documentos se convierte en un factor fundamental para el correcto desarrollo de la auditoría. Asegúrate de tener las versiones vigentes de los documentos físicos y/o electrónicos, como son los procedimientos, los instructivos de trabajo, los manuales, los métodos de pruebas y formatos, entre otros.
8. No entablar discusiones con el auditor
Si en el transcurso de la auditoría surgen no conformidades con las que no estés completamente de acuerdo, la actitud más favorable es aceptar los criterios del auditor y no entablar discusiones que normalmente tienen un resultado estéril. Hay que esperar en las conclusiones de la auditoría para aclarar con el auditor y el cliente de auditoría.
9. Colaborar con el auditor
Ser un buen anfitrión y ayudar a entender las peculiaridades de la organización, facilita la labor del auditor y favorece la relación entre las partes. En medida de los posible, es recomendable tener una actitud proactiva a la hora de presentar y aportar datos sobre la organización. El objetivo de que la auditoría se realice en el menor tiempo posible y sin confusiones.
10. Clarificar totalmente las no conformidades
La auditoría del sistema de gestión de la calidad termina con la aprobación del informe, pero puede que existan no conformidades, y, por lo tanto, nuestro trabajo finalizará cuando demos respuesta a este informe con un plan de acciones correctivas. Para que este plan sea sencillo de realizar y nos ocupe el menor tiempo posible, es necesario que, durante la presencia del auditor, queden totalmente claras las causas de las no conformidades y que se conozca exactamente lo que el auditor esperaba ver. Recuerda que la comprensión y la claridad de las no conformidades ayuda a resolver las no conformidades de raíz y con ello, la mejora del SGC.
Ahora que sabes estos tips, esperamos que te sean de gran ayuda para recibir con éxito una auditoria de ISO 9001. Sin embargo, te recomendamos estar asesorados por expertos en el área.